Que faire avec mes très vieilles archives ?

Presque toutes les archives de la commune antérieures à 1945 doivent être conservées. Si vous êtes dans une commune de moins de 2 000 habitants, vous devez procéder au dépôt aux archives départementales de ces documents (CGCT, art. L.1421-7). Ils y seront bien conservés et mis à la disposition des chercheurs et des passionnés d’histoire locale. Les communes plus importantes, qui assurent elles-mêmes la conservation de leurs documents, peuvent demander l’intervention du service d’aide à l’archivage du centre de gestion de la Manche.


Où et comment ranger mes archives ?

Les documents doivent être conservés dans une pièce isolée et chauffée. Cela permet de maintenir une température et une humidité moyenne. Des rayonnages métalliques et des boîtes d’archives en carton sont nécessaires pour protéger les documents de la poussière. Enfin, le local doit être fermé à clé pour éviter les visites intempestives.

Un usager me demande des documents. Que puis-je lui montrer ?

Plusieurs lois définissent les documents librement communicables au public. Parmi les demandes les plus fréquentes, vous devez communiquer les délibérations du conseil municipal, les permis de construire et documents d’urbanisme, les enquêtes publiques, les registres d’état civil de plus de 75 ans.

Quelles précautions prendre lors de la consultation des registres d’état civil ?

Vous devez surveiller les personnes lors de la consultation pour éviter les vols et les dégradations volontaires. Ne faites plus de photocopies : c’est interdit et puis il existe maintenant de très bons appareils photographiques numériques qui permettent d’obtenir des copies des documents. Enfin, le dépôt des registres sera un moyen de les protéger. Les archives départementales vous fourniront une copie numérique de ces registres.

Mes registres sont abîmés. Que faire ?

Si vous souhaitez faire procéder à une restauration, les normes sont très précises. Vous devez contacter les archives départementales pour obtenir leur avis et les indications techniques. Nous pourrons également vous indiquer quelles sont les aides financières mises en place pour aider les collectivités.


Il n’y a plus de place ? Que jeter ?

Dans un premier temps, un rangement du local archives, souvent encombré de vieux matériel et de cartons, permet de gagner de la place. Détruisez régulièrement les journaux et revues. Quand ne restent que les archives, la situation est déjà plus claire. Les éliminations d'archives doivent être validées par les archives départementales. Il suffit d’en dresser une liste sommaire (modèle disponible sur notre site internet) et de la transmettre aux archives départementales. Vous serez certain de ne pas détruire des documents précieux !

Et dans mon ordinateur ?

Pour vos documents bureautiques courants, il ne faut conserver que la version définitive d’un fichier et le ranger dans des dossiers cohérents (si possible sous format .pdf). Pour les logiciels spécifiques, veillez à ce que vos données soient sauvegardées et récupérées si vous changez d’application. Dans tous les cas, prévoyez de faire régulièrement des sauvegardes de vos données sur un autre support.

Plan de l'église de Notre-Dame-d'Elle, 1869

J’ai de très beaux plans de l’église. Comment les valoriser ?

Il faut éviter d’exposer les documents originaux, la luminosité risquant de les détériorer. Faites réaliser des copies. Si vous souhaitez utiliser vos archives pour des séances pédagogiques ou des expositions, veillez à les protéger contre le vol et les dégradations (vitrines à clés), mais aussi contre les mauvaises manipulations en surveillant leur consultation.